Blog¶

Ассистент для упрощения поиска информации и навигации по базе знаний

Ассистент для упрощения поиска информации и навигации по базе знаний

Проблемы и вызовы ручного поиска информации в базах знаний

Современные компании ежедневно работают с огромными объемами данных: внутренними инструкциями, справочниками, технической документацией, отчетами, нормативными актами, клиентскими запросами и т. д. Несмотря на наличие корпоративных порталов, CRM-систем и баз знаний, поиск нужной информации остается сложной и затратной задачей, которая ведет к потере времени, снижению продуктивности и накоплению ошибок.

• Долгий поиск в базе знаний. Сотрудникам приходится вручную искать информацию в корпоративных порталах, внутренних документах, почтовых архивах, CRM-системах.

• Неочевидные пути поиска. Часто информация хранится в нескольких местах, и пользователю сложно определить, где искать нужные данные.

• Разрозненность данных. Разные отделы компании хранят информацию в различных системах и форматах, что затрудняет поиск.

• Зависимость от отдельных сотрудников. Если сотрудник, владеющий ключевой информацией, увольняется или уходит в отпуск, поиск нужных данных может стать серьезной проблемой.

Потери, ошибки, дубли: последствия неэффективного управления знаниями компании

Плохо организованный доступ к информации приводит не только к потерям времени, но и к системным проблемам, влияющим на эффективность бизнеса:

• Отвлечение коллег. Когда сотрудник не может найти нужный документ, он обращается к коллегам, отвлекая их от работы. Это снижает продуктивность всей команды и замедляет выполнение задач.

• Потери времени и снижение эффективности. Чем дольше сотрудники ищут данные, тем меньше времени остается на ключевые задачи. Это замедляет рабочие процессы и увеличивает операционные издержки.

• Потеря накопленных знаний. Без четкого документирования опыт сотрудников теряется. Новичкам сложнее адаптироваться, а с уходом ключевых специалистов компания теряет важную информацию.

• Дублирование и расхождение данных. Одна и та же информация может храниться в разных местах в разных версиях. Это создает путаницу и повышает риск ошибок при принятии решений.

Компании осознают проблему и пытаются ее решить с помощью регламентов и инструкций, однако их не всегда соблюдают. Для новых сотрудников создают программы адаптации со списками полезных ссылок, но самостоятельное изучение занимает недели. Базы знаний структурируют, добавляют фильтры, закладки и шаблоны ответов, но это не избавляет от долгого поиска информации. Все эти меры носят точечный характер и не решают проблему комплексно, из-за чего бизнес продолжает терять время, снижать эффективность и сталкиваться с трудностями в передаче знаний.

Решение: чат-бот для автоматизированного поиска информации и навигации по базе знаний

Wisebot — это интеллектуальный цифровой помощник от компании «Студия цифровых решений», который упрощает доступ к информации и оптимизирует внутренние и внешние коммуникации.

В роли «ассистента знаний» Wisebot работает так:

• Вы загружаете в него документы, базу знаний и другую важную информацию.

• Бот обучается на этих данных с помощью специальной разметки разметки.

• Сотрудники просто задают вопросы в чате и получают точные ответы — в виде текста или ссылок на нужные материалы.

Это позволяет мгновенно находить данные в базе знаний, документах и файлах.

Кроме того, Wisebot помогает адаптировать новых сотрудников с помощью визуальных инструкций:

• При первом входе в корпоративные системы «визуальный ассистент» сопровождает пользователя пошаговыми подсказками, показывая, куда нажимать и какие разделы изучать. Можно встроить чат-бота в онбординг-процесс, где он будет сопровождать сотрудника в первые недели работы.

• Чат-бот отвечает на все вопросы новичка и помогает находить инструкции, регламенты и FAQ.

Так процесс обучения становится проще, быстрее и эффективнее.

Функции чат-бота для автоматизации работы с базой знаний

Wisebot может значительно упростить поиск информации, автоматизировать базу знаний и повысить эффективность работы компании.

1. Быстрый и удобный поиск информации

2. Интеллектуальный поиск. Чат-бот анализирует запрос пользователя и предлагает релевантные ответы, даже если формулировка запроса отличается от заголовков документов.

3. Обработка естественного языка. Сотрудники могут искать информацию в привычной форме, без необходимости подстраиваться под строгие ключевые слова.

4. Автоматизация ответов на частые вопросы

5. Снижение нагрузки на сотрудников поддержки. Чат-бот обрабатывает и отвечает на типовые вопросы (например, «Как оформить командировку?» или «Как восстановить пароль?»).

6. Самообучение на основе истории запросов. Wisebot анализирует часто задаваемые вопросы и адаптируется к новым потребностям сотрудников.

7. Интерактивная навигация по базе знаний

8. Структурированная выдача. Бот может предложить не только конкретный документ, но и связанные материалы, FAQ, краткие пояснения.

9. Фильтрация по категориям. Возможность запрашивать информацию по отделам, проектам, типам документов. Персонализированные рекомендации. Ассистент подсказывает материалы на основе должности, роли и прошлых запросов пользователя.

Wisebot — это не просто инструмент для быстрого поиска информации и навигации по базе знаний, а полноценный цифровой ассистент, который анализирует данные, напоминает о событиях и информирует сотрудников об изменениях.

Он помогает сотрудникам мгновенно находить нужные данные, снижает нагрузку на HR, ИТ и бухгалтерию, сохраняет корпоративные знания и упрощает адаптацию новых сотрудников. Благодаря интеграции с CRM, ERP и другими системами, бот становится удобным инструментом для оптимизации внутренних процессов и повышения продуктивности.

Внедрение чат-бота — это шаг к цифровой трансформации, который улучшает работу компании и снижает затраты. В нашей статье «Чат-бот: преимущества и недостатки» мы описали главные нюансы работы с цифровыми ассистентами. А если вы хотите разобраться в этом на практике, то можете попробовать Wisebot бесплатно — оставьте заявку в форме обратной связи, и мы вышлем вам демо-доступ и инструкции.

Какие задачи бизнеса решают современные цифровые помощники и боты?

Какие задачи бизнеса решают современные цифровые помощники и боты?

Сегодня искусственный интеллект всё активнее внедряется в нашу жизнь, постепенно становясь важной частью повседневной работы и бизнеса, и темпы его распространения продолжают расти. Сотрудники используют нейросети для выполнения рутинных задач и поиска новых идей, а компании всё чаще внедряют цифровых помощников в бизнес-процессы.

Согласно исследованию McKinsey, за год использование искусственного интеллекта в мире увеличилось почти в два раза, поднявшись с 33% до 65%. Наиболее активно его применяют в таких областях, как маркетинг и продажи (34%), разработка новых продуктов и услуг (23%), а также информационные технологии (17%).

Почему это так важно? Во-первых, цифровые помощники повышают производительность: они берут на себя выполнение однообразных задач, высвобождая время для стратегической работы. Во-вторых, улучшается качество клиентского сервиса, что приводит к росту продаж и укреплению лояльности клиентов.

Так какие же бизнес-задачи уже сегодня решают цифровые помощники?

1. Улучшение клиентского сервиса

• Компания: Теле2

Tele2 применяет чат-бота для обработки сообщений от клиентов. По итогам декабря 2023 года компания сообщила, что всего закрыто 6,7 млн запросов — это на 113% больше, чем за аналогичный период предыдущего года. В общей сложности цифровые помощники обработали свыше 54 миллионов обращений, из которых 89% были успешно решены без участия операторов.

• Компания: МТС

По данным на 2019 год, чат-бот обрабатывал более 80% обращений абонентов без участия операторов, решая задачи, связанные с подключением или отключением услуг, детализацией счёта и сменой тарифа. В 2023 году МТС продолжила развивать своего чат-бота, который ежедневно обрабатывает от 40 000 до 70 000 чатов с пользователями, поддерживая сотни сценариев и обеспечивая высокую эффективность обслуживания клиентов.

• Компания: Ростелеком

Использование ИИ в операциях сетевой инфраструктуры, обработке обращений клиентов через чат-боты и предиктивном обслуживании оборудования.

2. Повышение продаж и маркетинга

• Компания: Ozon

Ozon запустил тестирование ИИ-инструмента, позволяющего генерировать фотографии одежды на виртуальной модели для оформления карточек товаров. Для использования продавцам нужно лишь загрузить изображение товара на простом фоне, после чего система автоматически создаёт визуализацию на цифровой модели. Этот сервис предоставляется бесплатно в рамках тестового периода и доступен ограниченному числу продавцов в отдельных категориях женской одежды. Похожая фича есть и у Wildberries.

• Компания: Х5 Group

Х5 Group внедрила систему прогнозирования ресурсов с использованием технологий искусственного интеллекта в магазинах сети «Перекрёсток». Разработанный X5 Tech «Калькулятор ресурсной потребности» представляет собой уникальное решение, которое определяет оптимальное количество персонала для каждого магазина, тем самым повышая эффективность работы торговых точек.

• Компания: «Яндекс Маркет»

В приложении «Яндекс Маркет» внедрили индивидуальные подборки товаров, формируемые нейросетью. Она анализирует предпочтения пользователей, учитывая их историю покупок, запросы и добавленные в «Избранное» товары, чтобы предложить наиболее подходящие варианты. Это упрощает процесс выбора и ускоряет покупки, повышая точность рекомендаций. На данный момент 45% заказов в разделе «Одежда, обувь и аксессуары» совершаются благодаря работе этой системы, а в ближайших планах — расширение функций, включая подборки для детей.

3. Оптимизация внутренних процессов

• Компания: Группа компаний «Самолет»

Компания разработала проект S.Monitoring, которая позволяет в режиме реального времени подсчитывать объем выполненных работ, сигнализировать о простоях, прогнозировать сроки завершения и анализировать риски. В результате ее внедрения производительность труда увеличилась на 40%.

• Компания: Сбербанк

Сбербанк применяет ИИ для автоматизации обработки данных, анализа кредитоспособности клиентов, прогнозирования спроса на финансовые услуги и обеспечения безопасности транзакций.

4. Обучение и поддержка сотрудников

• Компания: Мегафон

Использует голосовых помощников и чат-ботов для поддержки и обучения персонала. Например, чат-боты обучают сотрудников работе с новыми IT-системами и помогают проводить оценку знаний. Для развивающегося бизнеса важно не только быстро адаптировать сотрудников, но и обеспечить им удобный доступ к знаниям. Для решения этих задач мы создали Wisebot — цифрового ассистента, который упрощает работу с базой знаний, обеспечивая мгновенный поиск инструкций и руководств, а также визуальные подсказки для обучения и быстрой адаптации в информационных системах.

6. Автоматизация рекрутинга

• Компания: Тинькофф

Компания использует чат-ботов для автоматизации процессов в отделе кадров, включая размещение вакансий, обработку откликов и проведение первичных опросов кандидатов.

7. Логистика и поддержка цепочки поставок

• Компания: Газпром нефть

Внедрение ИИ в управление цепочками поставок, предиктивное техническое обслуживание оборудования, а также для анализа больших массивов данных о добыче нефти и газа. Искусственный интеллект на службе бизнеса

Искусственный интеллект продолжает активно внедряться в самые разные отрасли, и его роль становится всё более значимой для повышения эффективности бизнеса. Компании всё чаще осознают, что внедрение цифровых помощников — это не только тренд, но и реальная необходимость для улучшения процессов, оптимизации затрат и повышения удовлетворённости клиентов. В России ИИ активно используется в банковской сфере, телекоммуникациях, ритейле, логистике и промышленности. Эти технологии помогают автоматизировать рутинные задачи, сокращать время принятия решений и улучшать взаимодействие с клиентами.

Мы в студии цифровых решений гордимся тем, что в 2024 году запустили проект Wisebot — умного цифрового помощника, который уже помогает компаниям эффективно автоматизировать внутренние процессы. Wisebot создан для решения самых разных задач: от автоматизации техподдержки и работы с базами знаний до упрощения процессов управления задачами, расписанием и напоминаниями. Это универсальный инструмент, который адаптируется под потребности бизнеса, помогая сотрудникам сосредоточиться на более важных и творческих задачах.

Wisebot — это не просто чат-бот, а мощный инструмент для повышения продуктивности и улучшения внутренних процессов вашей компании. Свяжитесь с нами, и мы расскажем, как Wisebot может стать частью вашего бизнеса, помочь с внедрением и адаптацией ИИ для вашего конкретного случая.